Como Organizar as Finanças Com Uma Planilha (Excel e Google)
Organizar as finanças com uma planilha é obrigatório para os empresários. Sua simplicidade e eficácia permitem que tanto uma pessoa física quanto um grande empresário organizem a vida financeira.
Às vezes é um desejo, às vezes uma necessidade. E, em casos extremos, é indispensável. Manter o controle do seu orçamento pessoal tem muitos benefícios, mas também traz desafios como disciplina, ordem e persistência.
Se você não souber como usar as planilhas para finanças pessoais, vá até o final deste guia, o Top5Melhores cuida do seu bolso, portanto, neste artigo, explicaremos como usar planilhas do Excel e do Google para organizar suas finanças pessoais.
Como organizar as finanças com uma planilha
As planilhas são programas cujo o ponto forte é a realização de cálculos. Considerando que, para administrar o dinheiro, existem orçamentos ou planilhas, a resposta para como organizar as finanças com uma planilha está no Excel ou nas Planilhas do Google.
Tudo o que você precisa fazer é definir o formato em que deseja gerenciar suas finanças e aplicar as fórmulas de adição e subtração necessárias para obter os resultados.
Primeiro, o que é uma planilha?
Uma planilha é um formato de arquivo digital que permite ao usuário organizar e calcular dados estruturados em uma tabela. Composta por uma unidade básica: a célula, onde ficam os seus dados, de texto até números podem ser inseridos.
O conjunto de células é organizado verticalmente, por meio de colunas, e horizontalmente, por meio de linhas. E cada célula tem seu nome dependendo da coluna e da linha em que se encontra.
- Por exemplo, a célula C4 está na coluna C e na linha número 4.
Tenha essa estrutura básica em mente quando for criar sua planilha de finanças pessoais.
Fato interessante: a planilha eletrônica foi desenvolvida por Dan Bricklin em 1979, com o nome de VisiCalc, que mais tarde se tornou a base do Excel e do Planilhas Google.
Vantagens de organizar as finanças com uma planilha
Os dados escritos em papéis são uma solução, (para pessoas que lidam com um considerável volume de dados, têm muitos gastos e visitam várias vezes o mercado), na maioria das vezes, porém, a planilha online é uma solução muito prática em comparação com escrever todos os seus dados, suas principais vantagens são:
- Controle total: escrever tudo geralmente fica confuso e rabiscado, a pessoa pode cometer erros e ultrapassar o orçamento por causa dos erros escritos. Nas planilhas, é diferente: você tem controle total sobre as fórmulas, os meios de carregamento de dados e o modo de operação.
- Custo zero: é difícil encontrar um custo mais conveniente do que o das planilhas: elas são gratuitas e perfeitamente adaptáveis. Para implementá-las e começar a usá-las, o custo é zero e você não precisa de servidores, consultoria ou treinamento.
- Integração simples: cada sistema de gerenciamento foi programado em uma linguagem específica e a maioria deles não se preocupa com a comunicação externa ou com outros programas. Por aceitar qualquer tipo de arquivo, as planilhas conseguem trabalhar com praticamente todos os tipos de dados.
- Linguagem universal: Criado pela Microsoft há mais de 30 anos, o Excel se consolidou no mercado como uma ferramenta de uso para organização. Ele funciona de forma básica, mas também suporta fórmulas complexas. Esse é um dos motivos de seu sucesso: é difícil que alguém que trabalhe com dados não saiba operar uma planilha. Além disso, as fórmulas podem ser usadas em planilhas como as do Google.
Como escolher o melhor modelo para meu orçamento pessoal
Um modelo de orçamento pode ser muito simples ou muito complexo quando se organiza as finanças com uma planilha, dependendo das necessidades do usuário que deseja manter os registros.
Quanto mais simples for o modelo, mais fácil será sua personalização. Quanto mais complexo for o modelo, menos mudanças você fará em seu design.
Como escolher ou o que procurar para saber qual modelo de orçamento funcionará para você? Aqui estão três dicas:
- Período de tempo: observe o tipo de orçamento que pode ser registrado. Por exemplo, alguns modelos mostram um total por mês, enquanto outros permitem que você mantenha o controle diário, semanal ou quinzenal.
- Categorias: esse é um campo em que você pode intervir mais. Os modelos podem ter categorias padrão, como moradia e alimentação, mas talvez você queira personalizar esses campos e ser mais específico.
- Personalização: isso é fundamental se você não for um usuário experiente do Excel ou das Planilhas do Google. Quando um modelo é muito complexo e contém muitas fórmulas de cálculo (adição, subtração etc.), talvez não seja possível modificar o modelo sem reverter o estilo original.
Como organizar suas finanças com uma planilha Excel?
Considerando que o Excel é uma excelente ferramenta para gerenciar as finanças pessoais, você deve levar em conta uma série de itens antes de começar a usar ele para organizar as finanças.
Definir metas financeiras
Se você quer organizar as finanças com uma planilha Excel, provavelmente tem um motivo para isso. Talvez esteja gastando mais do que deveria, ou provavelmente tenha em mente uma viagem ou reforma que justifique. O primeiro passo é sempre definir suas metas, para que elas sejam reais e alcançáveis.
Categorize as despesas
Depois de definir suas metas, você deve categorizar as despesas. Para isso, há três categorias: despesas fixas, variáveis e dispensáveis. As despesas fixas são aquelas que permanecem constantes mensalmente, como aluguel, financiamento, condomínio, serviço de internet, entre outras.
Por outro lado, as despesas variáveis são aquelas cujos preços podem flutuar. Isso envolve serviços de manutenção, água, eletricidade, alimentação e outros.
Enquanto isso, as despesas dispensáveis são aquelas que fazemos com pouca frequência e cujos valores podem variar. Elas envolvem jantar fora, ir ao cinema ou comprar itens que não são muito necessários.
Transferência de renda para o Excel
Depois de identificar e categorizar suas despesas, você está pronto para carregar todos os dados de sua renda no Excel. É a partir desse valor que você começará a organizar as finanças com uma planilha.
Atualizar as despesas no Excel
Finalmente, temos de inserir os dados referentes às nossas despesas no Excel. Nesse sentido, você terá de começar a inserir seus três tipos de despesas e verificar como elas se refletem em suas finanças pessoais.
Como organizar suas finanças com a Planilha do Google?
Para testar como funciona um modelo de orçamento, mostraremos um passo a passo. Para fazer o download do modelo, acesse docs.google.com/sheets e selecione a opção “Orçamento mensal”:
Conheça a Planilha do Google
Sempre preste atenção em quantos modelos tem. Nesse caso, há duas: uma para “Resumo”, que está em azul, e outra para registrar “Transações”. Observe que o cadeado na planilha de resumo já indica que há algumas células na planilha que você não deve modificar.
Avalie as indicações
Veja as indicações sobre a edição que você pode fazer no documento. Nesse modelo, você pode modificar apenas as células sombreadas e é alertado para não modificar células que contenham fórmulas.
Registre o saldo inicial
Se o modelo tiver uma célula para registrar o saldo inicial, digite o valor. Isso permitirá que um saldo final seja calculado quando você começar a adicionar as despesas do mês.
Coloque suas despesas e ganhos
Nas seções de despesas e ganhos, você pode modificar as duas colunas que estão sombreadas: as categorias (por exemplo, Alimentação em Despesas ou Salário em Ganhos) e o valor que se espera gastar ou ganhar. Esses valores estimados, especialmente os de despesas, permitirão que você veja como eles diferem do valor real.
Detalhe as suas transações
Vamos passar para as transações, aqui, você encontrará novamente as seções despesas e ganhos, mas agora você pode inserir os detalhes para organizar as finanças com uma planilha.
Você tem uma coluna de data, valor, descrição e um menu suspenso para escolher a categoria. Se você adicionar um valor e voltar à planilha Resumo, poderá ver a alteração dos totais e o saldo final.