Como administrar uma empresa de forma mais estratégica

Saber como administrar uma empresa é parte da rotina de todo empresário e líder empresarial. É um termo muito amplo, mas em geral se refere a estratégias e práticas orientadas a resultados, valorizando as competências de cada pessoa da equipe.

Embora se suponha que todos saibam o que é gestão, na prática, o conceito pode não ser aplicado da melhor maneira possível para atingir os objetivos da empresa.

Ser um gerente significa ser capaz de comandar, inspirar e promover a sinergia, aproveitando todas as potencialidades da instituição.

E é sobre isso que vamos falar neste artigo. Descubra o que é gestão, que tipos existem, as melhores práticas para aplicá-la em uma empresa e as ferramentas que melhoram as ações de gestão empresarial.

O que é administrar uma empresa?

O conceito de gestão empresarial está relacionado à competitividade e produtividade. Abrange, portanto, todas as atividades e ações destinadas a aumentar a rentabilidade de uma empresa e torná-la competitiva no mercado.

Os quatro pilares essenciais da gestão são os seguintes:

• Planejamento: Quais são seus objetivos? Para onde você quer chegar? O planejamento é a chave para o sucesso de uma empresa. Mas tenha em mente que seus objetivos devem atender a dois requisitos: devem ser realizáveis e mensuráveis. Em outras palavras, estabeleça metas realistas, e para um controle efetivo de sua realização ou não, quantifique-as. Você quer aumentar seus lucros? Defina uma figura e uma data, de modo que você tenha uma figura para voltar a ter quando chegar a hora.
• Organizar. Nesta fase, você precisa decidir que ações tomar para alcançar estes objetivos e a quem você vai atribuir cada responsabilidade.
• Direção.  Isto envolve coordenar a execução das ações planejadas e organizadas.
• Medição. Uma vez alcançada a data estabelecida na fase de planejamento, os resultados alcançados são medidos e comparados com os objetivos que tínhamos estabelecido no início. 

Dicas para administrar uma empresa

Se você não tem muita experiência para administrar uma empresa, ou está simplesmente procurando áreas para melhorar, estas dicas financeiras podem lhe ajudar:

Nunca pare de aprender

O primeiro passo que você deve dar é a educação: há muitos aspectos financeiros a considerar e você precisa se educar sobre todos eles.

Um dos documentos que você definitivamente deve aprender a interpretar e analisar são os relatórios financeiros ou as contas anuais. Os relatórios financeiros contêm informações essenciais para qualquer pessoa responsável por um negócio: de onde veio o dinheiro, por quantas mãos passou, onde ele está agora…

Embora a educação e o treinamento sejam muito importantes, não é tudo. A experiência também desempenha um papel importante, portanto, não espere dominar a gestão de seu negócio desde o início. 

Não misture trabalho e finanças pessoais

Isto pode parecer muito básico e óbvio, mas para uma pessoa que está apenas começando um negócio, pode não ser.

Sempre separe suas finanças pessoais e de trabalho desde o início. Você pode se sentir tentado a manter apenas uma conta bancária até ter certeza de que seu negócio será lucrativo. Afinal, se você começou por conta própria, pode sentir que, no fundo, este é um assunto pessoal. Mas isto não é o ideal. Tenha confiança na viabilidade de seu projeto e trate-o como um negócio desde o início.

Isto significa ter diferentes contas bancárias e cartões de crédito e vincular as despesas a cada um deles. Esta é a maneira mais eficiente de manter um controle das despesas correspondentes a cada parte, a fim de evitar confusões e não entrar no caos quando se trata de cumprir com as obrigações fiscais.

Cortar e controlar as despesas

Obtenha um equilíbrio entre as despesas necessárias e a satisfação do cliente, especialmente se você administra uma pequena ou média empresa.

Cada empresa enfrenta dois tipos de despesas: fixas e variáveis. Os custos fixos são independentes dos lucros de sua empresa, e você terá que lidar com eles mensalmente, quer você goste ou não. Portanto, você vai ter que se concentrar nos custos variáveis.

Por exemplo, algumas áreas onde você poderia cortar custos seriam:

Equipamento de computador: talvez você não precise de equipamento muito avançado se você só vai usar o computador para fazer algumas faturas ou se você usa a impressora para imprimir alguns documentos por mês. Você pode até considerar a compra de equipamento de segunda mão se tiver um fornecedor confiável que possa lhe dar garantias.

Evitar reuniões presenciais sempre que possível para evitar gastos de tempo e transporte. Optar por telefone ou videoconferência sempre que possível para evitar custos desnecessários. Há muitas opções gratuitas no mercado, como o Skype.

Na mesma linha, evite reuniões intermináveis com seus funcionários a cada poucas horas. Cada hora que eles passam em uma reunião improdutiva é dinheiro que você está desperdiçando. A solução é obviamente não ter reuniões. Eles são importantes e necessários. Mas tente definir muito bem os objetivos de cada reunião e traçar um esboço dos pontos a serem discutidos que lhe garantirá ir direto ao assunto.

Dependendo do caso, você pode considerar o intercâmbio com outras empresas como uma forma de cortar custos. Isto é especialmente comum em empresas B2B (Business to Business). Prospecção de empresas cujos serviços você está interessado e proponha uma colaboração mutuamente benéfica.

Monitorar e medir constantemente

É crucial que, como gerente de negócios, você fique atento à forma como seu dinheiro está se movimentando, especialmente quando está falando de grandes quantias de dinheiro.

Quando se trata de tomar decisões estratégicas, é bom que elas sejam apoiadas por dados: Qual é sua situação financeira atual? Quais foram seus resultados passados? E com base nestes dados, que previsões financeiras podemos fazer e quanto podemos esperar crescer?

Ter um programa de gestão, como mencionei no ponto anterior, também pode ser de grande ajuda neste aspecto. Se você implementar um que seja suficientemente completo, você poderá acessar dados e estatísticas em tempo real que facilitarão muito a tomada de decisões.

Por que implementar um modelo para administrar uma empresa?

Adotar o modelo de gestão correto para cada tipo de negócio e implementar as ferramentas de apoio necessárias pode transformar completamente a estrutura da empresa e proporcionar resultados de alto desempenho.

Se você ainda tiver dúvidas se vale a pena sistematizar a gestão, descubra algumas das vantagens que ela oferece:

Mais organização nos processos: os processos são otimizados, eliminando etapas desnecessárias e utilizando os recursos de forma mais inteligente. Por exemplo, seria possível encurtar o ciclo de vendas, alcançar mais pessoas e garantir uma utilização muito melhor dos recursos.

• Melhoria do ambiente interno: a administração pode trabalhar com a gestão de conflitos, contribuindo para um ambiente mais calmo e uma competitividade saudável.
• Atenuação de erros: a visão completa dos processos permite identificar erros e propor soluções para fluxos de trabalho mais corretos. Os erros podem ser operacionais ou de comunicação, por exemplo.
• Economia: essas mudanças também reduzem a necessidade de recursos, que serão utilizados com mais resultados potenciais.
• Mais produtividade: uma gestão adequada motivará as equipes, levando ao aumento da produtividade e à entrega de mais produtos e serviços de qualidade.
• Fortalecimento da marca e fidelização do cliente: com ações voltadas à boa gestão, a marca será fortalecida e se destaca mais na sociedade e, com um bom serviço, haverá também uma maior chance de fidelização do cliente.

Para uma empresa, é muito mais barato manter um cliente existente do que ganhar um novo, portanto, tenha também o cuidado de ter um bom relacionamento com clientes que já utilizam seus produtos e/ou serviços.