Quebra de caixa: como lidar e evitar

É uma situação difícil quando uma empresa vai à falência, não é mesmo? Uma e outra vez, parece que toda a situação financeira tem que ser resolvida na hora. O fato é que o caso em que os custos excedem os lucros não deve ser considerado, é claro, porque isso destaca sérios problemas na situação financeira da organização gerando quebra de caixa. 

A quebra de caixa pode ser por uma série de razões: falta de organização das equipes, compra de dívidas inesperadas ou mesmo problemas de vendas. Seja qual for o motivo, devemos estar preparados para evitar que este problema se torne uma realidade comercial.

O que é quebra de caixa?

Uma prática bastante comum em empresas e organizações que frequentemente lidam com vendas e dinheiro é o fluxo de caixa. O fluxo de caixa refere-se a uma evacuação não planejada de dinheiro. 

Uma retirada não planejada pode ocorrer por razões de estabilidade, se houver dinheiro extra na caixa registradora ou por causa da necessidade de fazer uma compra ou pagamento. Por exemplo, empresas como os supermercados podem filtrar dinheiro várias vezes ao dia para garantir a segurança. 

Se houver uma diferença entre os valores registrados e os custos de caixa após o fechamento da caixa registradora, ocorre um déficit de caixa. Quando há uma falta de caixa, consideramos a falta de caixa como negativa, e pode ser devido a mudanças, falta de contabilidade ou mesmo fraude. 

Os funcionários que lidam com dinheiro frequentemente experimentam esses problemas, o que pode levar a perdas financeiras. Como certas atividades são frequentemente expostas a esta ameaça, existem organizações que pagam aos funcionários uma parcela adicional, também conhecida como tempo de folga do caixa.

Assim, a perda de dinheiro é também um conceito bem sucedido para determinar a compensação dos riscos associados ao uso de dinheiro. A quebra de caixa é uma parte adicional destinada a motivar os funcionários que lidam com dinheiro e a cobrir prováveis perdas refletidas em cálculos financeiros e relatórios contábeis.

Como a falta de dinheiro prejudica sua empresa?

Como mencionado acima, mesmo que o déficit de caixa negativo seja mínimo, ele pode afetar o fornecedor a longo prazo. Por outro lado, muitos fornecedores subestimam os danos causados por uma falta de caixa negativa ou positiva. 

Porque um déficit negativo de caixa simboliza uma má administração de seu dinheiro, o que leva a perdas adicionais. Além disso, há a necessidade de estabelecer um limite aceitável para a diferença no déficit de caixa. 

Por outro lado, déficits positivos de caixa não significam lucros adicionais, mas uma má administração desses fluxos.

Embora haja um limite para o “presente” da escassez monetária, o papel do Tesouro precisa ser reforçado para evitar a escassez. Isto pode ser feito pela integração de uma faixa adicional de dinheiro no salário do operador, para que este cumpra seu papel com mais precisão. 

Finalmente, nem mesmo uma parte do salário do operador deve ser deduzida, mesmo que exceda o limite de remuneração.

O que fazer em caso de quebra de caixa?

Quando a caixa registadora está fechada, a quantia nem sempre corresponde à quantia registrada? Sendo assim, o fechamento da caixa registadora requer um acompanhamento rigoroso e uma revisão descritiva das quantidades associadas às caixas de entrada e de saída. Contudo, a quebra de caixa pode ser por vários motivos. Descubra como evitar a quebra de caixa:

Manter o controle do caixa

Nossa primeira dica é bem simples. É importante que você administre bem seu caixa. Na prática, estamos falando em manter o controle sobre todos os recursos operacionais, ou seja, recursos relacionados à operação final. Com isso, você começará a entender um pouco mais sobre as finanças da empresa. 

Com o monitoramento do caixa, o gerente começa a agir de forma mais profissional e pode desenvolver outros recursos, como previsões fiscais, que verificaremos em um futuro próximo.

Registros de entradas e saídas

Além desta parte inicial, você também deve registrar outras contribuições financeiras e retornos feitos durante o dia. O caixa deve explicar as transações, verificá-las e anexar documentos de apoio. 

Uma medida de estabilização requer retiradas de dinheiro, também conhecidas como retiradas de dinheiro ou relaxamento. Este processo se baseia em retirar o dinheiro da caixa registradora e mover o excesso de dinheiro para um local mais seguro. 

Também é interessante articular cheques e recibos relacionados a cartas de crédito, agrupando-os por classificação para facilitar o fechamento da caixa registradora.

Usar relatórios digitais de vendas

Se você tem um sistema de relatórios, não tenha medo de usar os relatórios de vendas em seu benefício. Os relatórios permitem ver os saldos de abertura, fechamento e fechamento da calculadora. Relatórios de vendas podem ajudá-lo a:

• Evite ter muito dinheiro na caixa registradora
• Verificar se uma quantia mudou
• Detectar roubo de funcionários

Você também pode ter uma idéia dos fluxos de caixa do dia a partir dos relatórios de vendas. Finalmente, para evitar perdê-los facilmente, prefira relatórios digitais na nuvem e evite relatórios impressos. 

O software de acompanhamento financeiro facilita a gestão financeira e automatiza os processos internos, além de ajudar o supervisor a revisar a gestão financeira através de indicadores de desempenho. Na verdade, o programa exibe gráficos que podem ser monitorados dinamicamente.

Finalizando a operação de fechamento de caixa

Você deve aumentar as receitas e diminuir a receita total para parar de fechar a caixa. O saldo das transações concluídas deve ser igual à quantia em dinheiro na caixa registradora (dinheiro, cheque, faturas, cartão, etc.). Não se esqueça do fundo mútuo, que também é renda. 

Seguindo estas dicas, o fechamento da caixa registradora de sua organização será mais fácil e mais sistemático, evitando a temida quebra de caixa.

Qual é o custo da quebra de caixa?

Como já dissemos, este montante adicional não é necessário para as organizações. Portanto, é necessario devido à sua natureza informal, não há nenhuma parte fixa ou porcentagem a ser paga. 

O empregador determina o valor a ser pago, com antecedência ilimitada. Entretanto, o empregador pode precisar firmar contratos de trabalho (que exigem uma parte ou porcentagem). 

Para aqueles que procuram uma referência, é importante saber que o precedente é o Regulamento nº 103 do Supremo Tribunal do Trabalho, que estipula um adicional de 10% para um trabalhador que precisa constantemente de uma caixa registradora. 

Deve-se notar também que, contratualmente, quando uma organização estabelece custos ou porcentagens com seus funcionários, não pode se oferecer para renunciar a esse custo ou porcentagem sem acordo mútuo.